PODSTAWY ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W INSTYTUCJI

Procesy archiwotwórcze
Twórca zespołu -> działalność -> proces aktotwórczy:
  ∙ Powstawanie dokumentów i relacji między nimi
  ∙ Powstanie jednostek kancelaryjnych i relacji między nimi
  ∙ Tworzenie się registratury – jej układu i pomocy kancelaryjnych
  ∙ Selekcja [PROCES ARCHIWIZACJI]
  ∙ Opracowanie archiwalne [PROCES ARCHIWIZACJI]

Wpływ zarządzaniaa dla archiwistyki - zarządzanie dostarcza umiejętności teoretycznego ujęcia wybranych zjawisk organizacyjnych z uwzględnieniem ich znaczenia dla powstania i obiegu informacji oraz dokumentacji.

NOWY TEMAT
DOKUMENTACJA

Zarządzanie - jest celowym, świadomym i dowolnym działaniem człowieka lub grupy osób
Przedmiot zarządzania:
zarządzanie dokumentacją -> zarządca dokumentacji

Dokument: (2 definicje słownikowe)
  ∙ pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych, stwierdzający lub ustanawiające pewien stan prawny albo tretż służące do wykonywania uprawnień
  ∙ Zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej
Pismo uwierzytelnione – pismo, które jest (potocznie) podpisane, taki dokument przeszedł proces weryfikacji i sprawdzenia
Zarządzanie dokumentacją
Przedmiot zarządzania - dokumentacja
Definicja słownikowa z 1974 r. pod pojęciem dokumentacja jest odesłanie do definicji “akta”
Akta - dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej
Dokumentacja twórcy zespołu - dokumenty (1,2) wytworzone i gromadzone przez twórcę zespołu w toku jego działania
Twórca zespołu - jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna etc.) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działającą z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiające działalność jakąś tam kurwa znowu przewinęła slajd
Zespół archiwalny – organicznie powiązane ze sobą zarchiwizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu ( instytucji) lub osoby fizycznej
(Organiczny charakter zespołu oznacza naturalność istniejących w nim związków między aktami, wynikającymi z integralności ustrojowej ich twórcy)

Zespół archiwalny – kilka uwag:
  ∙ Jeden z najstarszych terminów archiwalnych
  ∙ Zespół archiwalny - całość dokumentacji wytworzonej przez jednego ustrojowo wyodrębnionego twórcę (osobę prawną, osobę fizyczną), w toku wypełnienia przez niego funkcji merytorycznych
  ∙ Do zespołu archiwalnego wchodzi zatem całość dokumentacji wytworzonej przez twórcę zespołu, jak i przez niego otrzymanej, całość uznana za wieczystą i zarchiwizowaną - czyli materiały archiwalne
Materiały archiwalne – wszelkie dokumenty (1,2, te cyferki oznaczają “w znaczeniu pierwszym i drugim”), będące wytworem działalności twórcy zespołów, kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum
Archiwalia - materiały archiwalne przechowywane albo kwalifikujące się chuj wie do czego bo znowu przewinęła

ZNACZENIE SŁOWNIKOWE TERMINU DOKUMENTACJA - (całość dokumentów wytwarzanych i gromadzonych przez twórcę zespołu) - NIESTETY NIE COŚ TAM CHYBA CHODZI O TO ŻE TO ZAWĘŻONA DEFINICJA I TAK NAPRAWDĘ NIE MA ODNIESIENIA DO NIE WIEM KURWA RZECZYWISTOŚCI CZY COŚ, MAMY TO ZAPAMIĘTAĆ A PRZEWINĘŁA PO CHWILI PIERDOLIĆ JĄ
W literaturze naukowej prof.. H. Robótka słusznie wskazała, że termin dokumentacja można zdefiniować jako:
  ∙ “komplet dokumentacji przychodzącej i wychodzącej w postaci oryginałów lub kopii, sporządzanej różnymi technikami i na różnych nośnikach (papier, kalka, taśma magnetofonowa, foto, CD etc etcc) stanowiący podstawę podjęcia czynności urzędowych”
Dokumentacja – utrwalona postać informacji (= akta sprawy)
Akta sprawy – definicja prof. H. Robótki (patrz wyżej)
Dokumentacja urzędowa (oficjalna) - powstaje we władzach i jednostkach organizacyjnych jako produkty uboczny ich merytorycznej i terytorialnej działalności
  ∙ Sposób wytwarzania dokumentacji (utrwalania informacji) jest związany z aktualnym rozwojem techniki i technologii
  ∙ Dokumentacja to zbiór dokumentów, będącą świadectwem jakiegoś faktu lub faktów, zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej, obiektów
  ∙ Dokumentacją powinno się określać wszystkie nośniki wraz z utrwaloną na nich informacją, niezależnie od rodzaju nośnika i techniki zapisu
  ∙ Dokumentacja jest skutkiem utrwalania informacji urzędowej
  ∙ Dokumentacja urzędowa służy podejmowaniu decyzji lub innym formom rozwiązywania problemów (spraw)

Przedmiot zarządzania - rozważania wokół pojęcia “dokumentacja”, tym przedmiotem powinna być cała dokumentacja wytwarzana w podmiocie niezależnie do sposobu zapisania informacji urzędowej i nośnika, na którym została utrwalona
Współczesna dokumentacja:
  ∙ Ma złożony charakter
  ∙ Podział na “dokumentację spraw” (tzw. Akta spraw) oraz “dokumentację niebędącą aktami spraw”
  ∙ Podział zapisany w przepisach prawa
  ∙ Znaczenie rozdzielenia tych dwóch grup dokumentacji – jest to ważny zapis prawny, który ma kluczowe znaczenie dla zarządców dokumentacji
  ∙ Rozdzielenie top warunkuje dalsze postępowanie klasyfikacyjne
  ∙ Ponadto, rozdzielenie to wskazuje, że dokumentacje te wymagają odrębnego podejścia technicznego i formalnego

PODSUMOWANIE
Dokumentacja - zbiór dokumentów, rozumianych jako informacje utrwalone na jakimkolwiek nośniku
Forma dokumentów a forma dokumentacji
Dokumenty występujące we współczesnej kancelarii występują w formie:
  ∙ Pisanej – informacja utrwalona za pomocą pisma
  ∙ Obrazowej – za pomocą obrazu
  ∙ Dźwiękowej - dźwięku
  ∙ Mieszanej – za pomocą dwóch ww. Sposobów, np. Obraz i tekst, mapy, plany, ulotki
  ∙ Cyfrowej (elektronicznej) - zapis informacji dzięki właściwemu oprogramowaniu
Typy współczesnej dokumentacji, podstawowym kryterium jest cel, dla którego jest ona wytwarzana:
  ∙ Dokumentacja aktowa - może mieć różnorodną formę, wyróżniamy dokumentację
  ∙ Dokumentację ogólną - utrwalenie ogólnych informacji o instytucji
  ∙ Dokumentację prawno-normatywną
  ∙ Dokumentację osobową
  ∙ Dokumentację finansowo - księgową
  ∙ Dokumentacja geodezyjna – kartograficzna - zbiór dokumentów wytworzonych zgodnie z określonymi zasadami matematycznymi i za pomocą określonych znaków, powstające celu odwzorowania fragmentu kuli ziemskiej
  ∙ Techniczna - zbiory dokumentów wytworzonych w celu utrwalenia danych technicznych określonego obiektu lub wyrobu, a dzięki temu umożliwiające realizację inwestycji, rozpoczęcie produkcji opisanego w dokumentacji przedmiotu lub zainicjowanie procesu technologicznego
  ∙ Audiowizualna - zbiory dokumentów utworzonych w celu zachowania obrazu osób, przedmiotów, zjawisk lub/i utrwalenia wydanych przez nie dźwięków, wyróżniane są Fotografie, Nagrania dźwiękowe oraz Filmy. To dokumenty o charakterze normatywnym, informacyjnym, propagandowym, wytworzone przez instytucje i osoby fizyczne dla realizacji doraźnych celów, najczęściej zareklamowania ich działalności, usług, dystrybowanych towarów lub efektów ich pracy
  ∙ Materiały ulotne
  ∙ (Korespondencja – wymiana informacji)
Inne podziały dokumentacji współczesnej:
  ∙ Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna – w dzisiejszym rozumieniu podział ten utrwalił się wraz z uchwaleniem i wejściem w życie Ustawy z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych
  ∙ Materiały archiwalne to dokumentacja – bez względu na twórcę, formę i czas utrwalenia informacji - która zawiera informacje o wartości historycznej i z tego powodu zasługuje na wieczyste zachowanie
  ∙ Art. 1 ustawy archiwalnej
  ∙ Dokumentacja niearchiwalna to materiały, które nie zasługują na wieczyste przechowywanie i po utracie przez nie znaczenia praktycznego dla twórców mogą zostać zniszczone, ma ona kategorię B
  ∙ Rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z dnia 20 października chyba 2015 roku czy jakoś tak

Dokumentacja typowa i specyficzna

Wykaz akt typowych
Dokumentacja typowa
  ∙ Informacja zgromadzona w dokumentacji typowej są wykorzystywane na wszystkich etapach zarządzania
  ∙ Kluczowa rola dokumentacji typowej w podejmowaniu decyzji związanych z zarządzaniem
Dokumentacja specyficzna – to zbiory dokumentów, które powstają wskutek wykonywania statutowych kompetencji instytucji, tych kompetencji, dla których realizacji konkretna instytucja została utworzona, np. Dokumentacja szkolna, medyczna, sądowa, notarialna, stanu cywilnego

Dokumentacja niejawna i jawna
  ∙ niejawna to zbiory dokumentów, które zawierają informacje niejawne
  ∙ Dokumentacja jawna to zbiory dokumentów, które nie zawierają informacji o charakterze tajemnicy
  ∙ Dokumentacja oryginalna i wtórna -0 XXXXXXXXXXADDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD ( <- zostawiam bo mi się bardzo spodobalo)

Podział dokumentacji na akta spraw oraz dokumentację niebędącą aktami sprawy
  ∙ Współczesna dokumentacja ma dosyć złożony charakter
  ∙ Podział dokumentacji na dokumentację spraw oraz dokumentację niebędącą aktami spraw – jest ważnym podziałem współczesnej dokumentacji
  ∙ Podział ten jest zagwarantowany prawnie
  ∙ Rozdzielenie tych dwóch grup jest ważne nie tylko dlatego, że warunkuje dalsze postępowanie klasyfikacyjne
Akta spraw i dokumentacja nietworząca akt spraw
4.1 (paragraf) Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej “wykazem akt”, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

Akta sprawy
Paragraf 2. określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:
  ∙ Akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstyrzygania
Paragraf 5.1 instrukcji kancelaryjnej będącej załącznikiem do ww. Rozporządzenia
Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która (???????????)

Sprawa- legalna definicja

Sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości

DOKUMENT ELEKTRONICZNY, DOKUMENTACJA ELEKTRONICZNA - ROZWAŻANIA TERMINOLOGICZNE I NORMATYWNE

Droga do e-dokumentacji

Wprowadzenie i wykorzystanie komputerów, programów komputerowych, systemów teleinformatycznych w działalności jednostki ma na celu:
  ∙ Ułatwienie wykonywania podstawowych czynności i administracyjnych oraz ich dokumentowanie
Dokument elektroniczny a cyfrowy
  ∙ Dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowany w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych (dokument, którego zapis i odczyt jest możliwy poprzez zastosowanie urządzenia elektronicznego
  ∙ Dokument cyfrowy – to taki, któy został zapisany w postaci kodu numerycznego
Dokumentacja cyfrowa w kancelarii i archiwum, możemy do niej zaliczyć:
  ∙ Zbiory korespondecji
  ∙ Zapisy poczty elektronicznej
  ∙ Odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych – dokumenty zdigitalizowane
  ∙ Bazy danych
  ∙ Oprogramowanie
  ∙ Witryny internetowe
  ∙ Dokumentację audiowizualną

Cechy charakterystyczne e-dokumentacji
Charakteryzuje się ona odmiennymi cechami niż dokumentacja tradycyjna. Do najważniejszych cech oraz zalet możemy zaliczyć:
  ∙ Dokument elektroniczny można łatwo modyfikować i rozpowszechniać. Można go łatwo wydrukować, skopiować i jest dostępny cały czas
  ∙ Treść dokumentu elektronicznego zapisywana jest na specjalnym nośniku. W przypadku dokumentacji elektronicznej mówimy o oderwaniu nośnika od treści dokumentu
  ∙ Dokument elektroniczny możemy przenosić na inne nośniki. Ich archiwizacja wymaga systematycznego przeglądu nośników i formatów zapisów
  ∙ W przypadku dokumentacji elektronicznej szczególną rolę odgrywają metadane, czyli “informacje o informacji”. Są one niezbędnym elementem dokumentu elektronicznego
  ∙ Dokument elektroniczny jest zależny od ciągle zmieniającej się technologii – dlatego jego zabezpieczenie jest problematyczne i wymaga dokładnej znajomości norm kancelaryjnych, archiwalnych oraz zasad informatyki
  ∙ Odmienne warunki zapewniania bezpieczeństwa dokumentacji cyfrowej
  ∙ Ochrona dokumentacji cyfrowej to nie tylko działania i mechanizmy mającymi zablokować dostęp osób nieuprawnionych
Bezpieczeństwo dokumentacji cyfrowej to wdrożenie “Polityki bezpieczeństwa informatycznego”
Metadane - są niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych, na gruncie polskich przepisów prawa metadane rozumie się jako zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
Dokument elektroniczny na gruncie kodeksu karnego (1997)
  ∙ Każdy przedmiot albo zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym jest związane określone prawo albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okolicznoiści mającej znaczenie prawne